初めて宅配搬入をしたので忘れないようにメモ。自分が日頃あまり荷物を送らないので、宅配の方法についても残しておきます。
※各イベントで詳細が変わるので、最終的にはそのイベントの指示に従ってください。
搬入(はんにゅう)とは
荷物を運び入れること。同人イベントでは「作った同人誌やグッズ(=頒布物)を会場まで運ぶ方法」の意味になる。
搬入方法は主に3つ。
宅配搬入=イベント前に自宅で荷物をまとめ、会場まで先に送っておくこと
直接搬入=イベントに印刷会社が会場まで運んでくれること
イベント後、会場から自宅に向けて荷物を送ることを「搬出(はんしゅつ)」と言います。
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今回は「宅配搬入」についてまとめ。
宅配搬入とは
事前に自宅で荷物をまとめて、宅配業者に会場まで運んでもらうこと。
物が多く、当日自力で会場まで持って行けない人の搬入方法はほぼこれ一択です。
メリット=当日身軽に行ける、体力が削られない、天気の心配や人の邪魔になってないか気にしなくていい
デメリット=送料がかかる、「この日までに荷物を送らないといけない日」が確定しているため、それまでに準備を済ませる必要がある(余裕を持ったスケジュール管理が必要)
運営から「荷物はどこ宛に送るのか、いつまでに送るのか、どの宅配業者か」など細かく指定されています。各イベントによって違うので概要をしっかり読みましょう。締切厳守です。
荷物の送り方
荷物って日頃送らない人は全然送らないので、いざやろうとすると方法が分からないんですよね。間違うと荷物が紛失するし。なので基本的なこともまとめておきます。
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今回のイベントはクロネコヤマト指定だったので、クロネコヤマトでの宅配の話。どこの宅配業者でも大まかな流れは同じだとは思いますが、違う箇所も出てくるので最終的には各自ご確認ください。
「送り状」とは
(画像引用:https://www.kuronekoyamato.co.jp/ytc/customer/send/preparations/invoice/)
「この荷物をどこに送るか、誰がこの荷物を送ったか、荷物の種類は何か、日時指定は」などを書く紙。荷物送るときに必須なもの。伝票。
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クロネコヤマトの送り状は営業所やコンビニにあります。手軽なのがファミリーマート(セブンやローソンでは見当たらず)。コピー機付近に置いてあることが多く、自由に持って行ってOK。見当たらない&足りなかったら店員さんに尋ねると貰えます。
集荷時にドライバーから送り状を貰ってその場で書くことも可能ですが、「間違ったら荷物紛失するかもしれない記入を、人を待たせてる間に行う」ことが苦手な人にはおすすめしません。焦って間違う可能性があるので。
デジタルでの送り状作成もある?らしいですが、よく分からなかったので割愛。
着払い=荷物が届いたときにお金を払うこと。送り状の色が朱色。
色が似てて見分けづらいので、送り状の左側に大きく宅急便と書いてある下の(発払)(着払)を見ると判断しやすいです。
イベントだと「搬入は発払い・搬出は着払い」が一般的らしい。ただし特殊例もあるので、ちゃんと自分が出るイベントの情報を確認するように。
段ボール
自分はホームセンターで100〜120サイズに高さが可変できる段ボールを買ってきました。軽く溝がついてて高さを変更できる仕様。1個数百円。どのくらいの荷物になるか分からない時に便利でした。
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印刷会社の段ボールが再利用できそうならそれでもいいかも。
スーパーで余ってる段ボール貰ってくるのも考えましたが、ちょうどいいサイズが見当たらないのと本の重さに耐えられるか微妙で今回は無し。軽量なグッズ中心サークルならよさそう。
サイズ&送料
封筒には規格サイズがありますが、段ボールに厳密な規格サイズはない?ようです。サイズは上図↑の示した赤い3辺の長さ(cm)を足した合計で決まります。「長さ」だの「高さ」だの表記がブレがちですが、測る3辺を覚えとけばいいです。
送料=サイズで料金が決まる
イベント見たところ、100〜120サイズの人が多そうでした。クロネコでは200サイズ超えだと宅配不可です。サイズを下げて複数個に分けて送りましょう。
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物が隙間なく収まるピッタリ段ボールより、数cm周りに空きが出る大きさの段ボールが良いです。手を差し込む隙間がないと荷物が取り出しづらいし、緩衝材を入れる隙間も欲しいので。ピッタリすぎると輸送時の振動がダイレクトに頒布物に伝わり、折れたり擦れる可能性もあります。
重さ
100サイズなら10kgまで、120サイズなら15kgまで、とサイズによって重さの上限が決まっています。同人誌(本)がある場合、設営道具などを入れると超過しやすいので注意。
何も持たず体重計に乗って数値をメモ。そのあと荷物を持った状態で体重計に乗る。その数値の差分が荷物の重さになります。
たとえば100サイズで重さが13kgだったら120サイズの送料に。120サイズで重さが9kgでも120サイズの送料です。大きい方の送料になります。
クロネコでは30kg超えだと宅配不可。複数個に分けて送りましょう。
何を入れるか・どう入れるか
頒布物(本・グッズ)、設営道具(棚、敷き布、ワイヤースタンドなど)、その他(ゴミ袋、筆記用具など)、他かさばるもの。差し入れを準備してるなら一緒に入れてもいいかも。
大雑把な図ですが、自分はこんな感じ↑で入れてました。緩衝材は印刷会社のを再利用。
- 重い本は下。緩衝材をしっかり入れ、底と側面からの衝撃に強くする。
- 頒布物と硬い物は直接当たらないようにする
- 「上から取り出す」ので、設営の最初に使う敷き布が1番上。棚やスタンドは2番目。最後に置く頒布物は底。と設営順に入れると取り出しが楽。
注意点は「お金やサークルチケットは入れない」「カッターは会場で段ボールを開くのに使うから入れない」ってことですかね。あとはサイズや重さの超過に気をつけて詰め込もう。
集荷の予約
梱包を終えて、送り状も準備したら取扱所やコンビニで荷物を送ります。荷物が重くて持って行けない場合は「自宅まで集荷依頼」をすると楽です。集荷は無料で日時指定もできます。
「クロネコメンバーズ」という無料の会員登録をすればwebから集荷予約も可能。予約した日時に梱包済みの荷物+送り状+送料代を準備して待ってましょう。集荷に来たドライバーがサイズを測って送料を出し、送料代を払うと送り状の控えを残して荷物を持って行ってくれます。
この「送り状の控え」は捨てたり失くさないように。輸送中や会場で荷物が行方不明の時の所在探しに使います。自分も会場で荷物が見当たらず、運営に送り状の控えを見せたらすぐ調べて探し出してくれました。
そのため、送り状の控えは手荷物に入れてイベントに持って行くこと。
送った荷物の流れ
ここはどの宅配業者でも同じ流れだと思います。「送ったら日時まで会場で保管される」のではなく、「運送業者の倉庫で日時まで一時保管」されています。
イベントには大量の荷物が届くので、効率よく運べるよう宅配業者の倉庫に指定日まで一時保管して、指定日が来たら同じ宛先の荷物をまとめて配達されています。
荷物追跡で「保管」とあったら2の倉庫で保管状態。「配達完了」になったら3の会場に配達済み、の意味。
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あとはイベント会場で荷物を確認しましょう。
運営さんが荷物をサークルスペースまで運んでくれたり、自分で荷物を探して持ち運んだりとイベントによって対応はさまざま。
イベント中の段ボールは畳んで通路の妨げにならないように注意。搬出には搬入で使ったダンボールを再利用できるのでイベント中に壊さないようにすると楽です。
まとめ
そんな感じ。いろいろ調べたので忘れないようにまとめときました。
なにより「運営からの搬入説明を読む!」こと。そこにやることが書いてあります。